Vocabulaire de la facturation: les conseils de votre expert comptable
La facturation est un enjeu essentiel de votre activité, c'est pourquoi votre expert comptable ISQUIERDO CONSEIL COMPTABILITE vous accompagne pour répondre aux attentes de administration sur ce sujet.
Peut-on modifier, supprimer ou annuler une facture ?
Il n'est en aucun cas possible de supprimer une facture une fois qu'elle a été émise. En revanche, vous pouvez créer un avoir pour la rectifier. L'avoir ou la note de crédit est un document émis par le vendeur qui permet d'annuler une facture incorrecte et de rembourser l'acheteur. Ce document légal est donc la seule manière d'annuler partiellement ou en totalité une facture précédemment finalisée.
Paiement des factures, les acomptes et les arrhes, quelle différence ?
Lorsque le client paye un acompte, il s'agit du paiement partiel de la facture. L'acompte est généralement versé à la signature du contrat. L'acompte induit l'obligation pour les deux parties d'honorer le contrat. L'acheteur indique son accord à acquérir le produit ou le service et accepter d'en payer le prix et le vendeur s'engage à réaliser la prestation ou à fournir le produit. Lorsque l'acheteur verse un acompte, il ne peut plus renoncer à l'achat sauf si le vendeur et l'acheteur arrivent à trouver un accord.
Les arrhes sont similaires à l'acompte en ce sens qu'il s'agit d'une somme d'argent que l'acheteur verse au vendeur pour garantir son engagement. Cependant, avec les arrhes, l'engagement n'est pas définitif. Elles n'obligent pas non plus l'acheteur à finaliser la vente. En revanche, si l'acheteur décide de ne pas finaliser son achat, il renonce au remboursement des arrhes qu'il a versées.
Si c'est le vendeur qui met fin à la vente sans avoir honoré sa part du contrat, l'acheteur peut réclamer le remboursement des arrhes et peut réclamer jusqu'à deux fois leur montant.
Les différents types de factures
La facture
Il s'agit du document qui atteste d'un achat ou d'une vente. C'est une pièce justificative nécessaire en comptabilité pour la tenue et la révision comptable. Elle atteste de la créance d’un créancier envers un débiteur et donc de la dette d’un client envers un fournisseur.
La facture commerciale
La facture commerciale est plus détaillée qu'une facture simple. Elle est notamment utilisée à l'international lors de vente de biens ou services. On y trouve des informations liées aux marchandises exportées comme leur valeur en douane et est donc utile pour calculer les taxes et droit de douanes à régler lorsque les produits arrivent à bon port.
La facture électronique
La facture électronique est entièrement dématérialisée. Une facture électronique n'est pas qu'une facture envoyée par mail, lorsqu'elle est envoyée à travers une plateforme qui traite les factures électroniques à un format spécifique. Votre client pourra ensuite lui-même directement effectuer le paiement sans même avoir à saisir manuellement le montant de la facture. Le déploiement de la législation sur la facture électronique a commencé en France en 2017 et elle est désormais obligatoire.
La facture intracommunautaire
Cette facture est utilisée pour une vente de biens ou de services à l'international mais au sein de l'espace communautaire européen.
La facture non parvenue
La FNP est utilisée en comptabilité pour neutraliser l’impact du décalage dans le temps entre la livraison d’un bien ou d’un service et sa facturation.
La facture pro forma
La facture pro forma est une facture-devis mais c'est un document non-comptable. Elle permet d'évaluer le montant qui sera facturé au client.
Quels éléments une facture doit-elle contenir ?
La facture est règlementée par la loi, elle doit comporter plusieurs éléments pour être juridiquement valable. Dans un premier temps le terme de facture doit impérativement figurer sur le document.
Le numéro de la facture
Les factures doivent être numérotées via une séquence chronologique continue. Ainsi chaque facture doit contenir un numéro unique. On parle d’un numéro de facture séquentiel qui va de 1 en 1.
Le numéro de TVA intracommunautaire
Il s'agit d'un identifiant fiscal unique et individuel attribué aux entreprises par les administrations des impôts de chaque pays de l’Union européenne. Chaque pays possède sa propre structure de numéro de TVA. En France, le numéro de TVA intracommunautaire commence par FR, suivi d'une lettre ou d'un chiffre qu'on appelle clé et il se termine par le numéro SIREN de l’entreprise.
Le SIREN et le SIRET
Le SIREN est le Système Informatique du Répertoire des Entreprises, ainsi le numéro de SIREN est un identifiant de 9 chiffres qui est attribué à chaque personne morale ou personne physique exerçant une activité économique. L'entreprise conserve le même SIREN tout au long de sa vie. Il lui sert donc d'identifiant.
Le numéro de SIRET correspond au numéro d’identification d’un établissement, c’est-à-dire un numéro par adresse d’activité exercée. Il se compose du SIREN suivi d’un code de 5 chiffres appelé NIC (Numéro Interne de Classement). C'est ce-dernier qui doit figurer sur les factures.
La raison sociale
Il s'agit du nom par lequel est désignée une entreprise ou une association.
Prix HT, TVA et prix TTC
Sur une facture il faut préciser le prix HT, le taux de TVA et son montant et le prix TTC des produits et services. Il est également possible d'accorder à un client un rabais, une remise ou une ristourne qui doivent figurer sur la facture.
Si l'entreprise ne facture pas de TVA, c'est le cas des micro-entreprises par exemple, elle doit faire apparaître la mention « TVA non applicable selon l’article 293 B du Code Général des Impôts » en bas de ses factures.
Les délais de paiement des factures varient de 30 à 60 jours en Europe et on distingue 4 types de paiement : le paiement comptant, le paiement à réception, le paiement avec délai par défaut et le paiement avec délai négocié. Ils sont inscrits sur vos CGV et protègent l'entreprise contre les risques d'impayés.
Pour simplifier votre facturation et éviter les erreurs dans votre comptabilité, il est conseillé d'utiliser un logiciel de facturation, n'hésitez pas à demander conseil à votre expert-comptable pour trouver le mieux adapté à votre activité.
Quels éléments une facture doit-elle contenir ?
La facture est réglementée par la loi, elle doit comporter plusieurs éléments pour être juridiquement valable. Dans un premier temps le terme de facture doit impérativement figurer sur le document.
Le numéro de la facture
Les factures doivent être numérotées via une séquence chronologique continue. Ainsi chaque facture doit contenir un numéro unique. On parle d’un numéro de facture séquentiel qui va de 1 en 1.
Le numéro de TVA intracommunautaire
Il s'agit d'un identifiant fiscal unique et individuel attribué aux entreprises par les administrations des impôts de chaque pays de l’Union européenne. Chaque pays possède sa propre structure de numéro de TVA. En France, le numéro de TVA intracommunautaire commence par FR, suivi d'une lettre ou d'un chiffre qu'on appelle clé et il se termine par le numéro SIREN de l’entreprise.
Le SIREN et le SIRET
Le SIREN est le Système Informatique du Répertoire des Entreprises, ainsi le numéro de SIREN est un identifiant de 9 chiffres qui est attribué à chaque personne morale ou personne physique exerçant une activité économique. L'entreprise conserve le même SIREN tout au long de sa vie. Il lui sert donc d'identifiant.
Le numéro de SIRET correspond au numéro d’identification d’un établissement, c’est-à-dire un numéro par adresse d’activité exercée. Il se compose du SIREN suivi d’un code de 5 chiffres appelé NIC (Numéro Interne de Classement). C'est ce-dernier qui doit figurer sur les factures.
La raison sociale
Il s'agit du nom par lequel est désignée une entreprise ou une association.
Prix HT, TVA et prix TTC
Sur une facture il faut préciser le prix HT, le taux de TVA et son montant et le prix TTC des produits et services. Il est également possible d'accorder à un client un rabais, une remise ou une ristourne qui doivent figurer sur la facture.
Si l'entreprise ne facture pas de TVA, c'est le cas des micro-entreprises par exemple, elle doit faire apparaître la mention « TVA non applicable selon l’article 293 B du Code Général des Impôts » en bas de ses factures.
Les délais de paiement des factures varient de 30 à 60 jours en Europe et on distingue 4 types de paiement : le paiement comptant, le paiement à réception, le paiement avec délai par défaut et le paiement avec délai négocié. Ils sont inscrits sur vos CGV et protègent l'entreprise contre les risques d'impayés.
Pour simplifier votre facturation et éviter les erreurs dans votre comptabilité, il est conseillé d'utiliser un logiciel de facturation, n'hésitez pas à demander conseil à votre expert-comptable pour trouver le mieux adapté à votre activité.